Использование служебной почты

С ростом популярности Интернета электронная почта становится важнейшим средством коммуникаций, и в настоящее время деятельность многих организаций, как государственных, так и частных, невозможно представить без электронной почты.

С помощью этого современного вида коммуникаций руководители раздают задания своим подчиненным и контролируют их выполнение, продавцы согласуют контракты с контрагентами, заказчики получают ответы на свои вопросы напрямую от производителей, а студенты выполняют контрольные работы. С помощью электронной почты мы можем узнать последние новости и состояние личного банковского счета.

Электронная почта имеет все необходимые качества для того, чтобы быть самым популярным средством связи:
низкая стоимость;
простота использования;
большое количество пользователей.

Удобство обмена информацией с помощью электронной почты сделали это средство коммуникации самым распространенным видом связи для большинства современных компаний. Электронная почтовая система обеспечивает своевременность и высокое качество принятия решений, экономию рабочего времени и повышение эффективности бизнес-процессов. При этом важно понимать, что почтовая система Вашей компании должна обеспечивать доступ к почтовым ящикам в любое желаемое время, т.к. очень часто возникают ситуации, когда доступ к корреспонденции остро необходим. Запрос важного клиента во время вашего отпуска, потребность в важном электронном документе во время встречи с заказчиком, необходимость организовать совещание с коллегами в то время, пока вы в командировке, поиск контакта сотрудника в корпоративной адресной книге — вот лишь немногие ситуации, которые имеют место у многих сотрудников современных компаний.

Возможны несколько вариантов организации корпоративной электронной почты:
Бесплатная электронная почта.
Электронная почта у поставщика услуг Интернет.
Корпоративная электронная почта, например, от NextMail.

Первые два варианта имеют ряд существенных недостатков. При использовании бесплатных электронных адресов невозможно указать название своей организации в адресе электронной почты, т.е. получая, например, адрес <имя>@ Вы рекламируете не свою компанию, а бесплатную почту . Кроме того, наличие такого бесплатного почтового адреса может отрицательно сказаться на имидже Вашей компании. Существенных недостатком бесплатных почтовых систем является также отсутствие гарантии стабильности работы такой почты и сохранности Вашей корреспонденции. Следует также отметить, что бесплатные почтовые сервисы существуют за счет рекламы, поэтому при работе с таким сервисом Интернет-трафик увеличивается за счет показа рекламы, что ведет к дополнительным расходам.

При работе с электронными адресами, предоставляемыми поставщиками Интернет-услуг, также нет возможности получить адрес, содержащий название Вашей компании. Как правило, Интернет-провайдеры не развивают web-интерфейс для работы с почтой, поэтому Вам придется установить на компьютере специальную почтовую программу (почтовый клиент). При работе с электронной почтой через почтовый клиент вся корреспонденция будет храниться на Вашем компьютере, и у Вас не будет возможности обратиться к ней с другого компьютера. Кроме того, количество электронных адресов от провайдера, как правило, ограничено (чаще всего это несколько адресов), и Вы не сможете предоставить электронный адрес каждому сотруднику, что усложняет переписку внутри Вашей организации.

Большим недостатком, как бесплатной почты, так и почты от провайдера является отсутствие возможности организации почтовой структуры Вашей компании, что не позволяет гибко управлять внутренней перепиской.

Корпоративная почта лишена всех этих недостатков, т.к. создана специально для того, чтобы обслуживать почтовую систему учреждения
или организации.